Hva er en forespørsel om prisoverslag (RFQ)?
En forespørsel om tilbud (RFQ) er en anmodning om varer eller tjenester der et selskap ber leverandører om å legge inn et pristilbud og by på sjansen til å utføre visse oppgaver eller prosjekter. En RFQ, også kjent som en invitasjon til bud (IFB), er vanligvis det første trinnet i å sende inn en forespørsel om forslag (RFP). Disse to dokumentene er like, ettersom de gir detaljer om prosjektet eller tjenestene som kreves, men RFQs ber vanligvis om et mer omfattende pristilbud. RFQer kan sendes enkeltvis, eller som et vedlegg til en RFP.
Hvordan forespørsler om et tilbud fungerer
I tillegg til prising, kan RFQs inneholde detaljer som betalingsbetingelser, faktorer som kan påvirke et selskaps budvalg, innleveringsfrist og lignende. Et myndighetsorgan som ønsker å kjøpe 500 datamaskiner med en spesifikk harddiskstørrelse og behandlingshastighet, for eksempel, vil sende en RFQ til en rekke leverandører, som potensielle budgivere.
Fordi RFQ-formatet er ensartet i et gitt selskap, når RFQene kommer tilbake med sine pristilbud, kan det oppfordrende selskapet sammenligne dem enkelt. Vanligvis er en RFQ-prosess delt inn i fire seksjoner:
Forberedelsesfasen, behandlingsfasen, tildelingsfasen og avslutningsfasen. Selskapet vil generelt tildele kontrakten til leverandøren som oppfyller minimumskvalifiseringskriteriene og gir det laveste budet.
Spesielle hensyn: Bruke RFQs
RFQ er ikke offentlige kunngjøringer. Ettersom det anmodende selskapet bare sender RFQ til virksomheter som de stoler på, trenger det ikke å utarbeide langvarig anskaffelsesdokumentasjon. I motsetning til en offentlig oppfordring, kan et selskap bare få tilbake antall bud det etterspurte, noe som også sparer tid.
Å bruke en RFQ reduserer tiden det tar å anskaffe varer eller tjenester. Det tilbyr også en grad av sikkerhet ettersom et selskap vil motta bud bare fra leverandører det foretrekker. På den annen side, fordi RFQ-er reduserer konkurransen, kan et selskap gå glipp av å motta den lavest tilgjengelige prisen eller lære om nye leverandører av høy kvalitet.
Når et selskap mottar et tilbud som svar på en RFQ, er det ikke et tilbud eller en bindende kontrakt. Advokaten vil tilby jobben til den valgte leverandøren ved å sende den en innkjøpsordre, som faktisk er en kontrakt som spesifiserer vilkårene for arbeidet. Når en leverandør godtar og signerer innkjøpsordren, begynner kontrakten.
