Bokføring med dobbeltoppføring er konseptet at hver regnskapstransaksjon har to innvirkninger på selskapets økonomi. Hovedboken er oversikten over de to sidene av hver transaksjon. Hvis et selskap selger et produkt, øker inntektene og kontantene øker med et like stort beløp. Når et selskap låner midler fra en kreditor, øker kontantbalansen, men saldoen på selskapets gjeld øker med samme beløp.
Systemet med dobbeltregistrering skaper en balanse som består av eiendeler, forpliktelser og egenkapital. Arket er balansert fordi et selskaps eiendeler alltid vil like sine forpliktelser pluss egenkapital. Eiendeler inkluderer alle varene som et selskap eier, for eksempel varebeholdning, kontanter, maskiner, bygninger og til og med immaterielle gjenstander som patenter. Forpliktelser representerer alt selskapet skylder noen andre, for eksempel kortsiktige kontoer som skal eies til leverandører eller langsiktige sedler som skyldes en bank. Egenkapital representerer eiernes eierandel i selskapet. Egenkapital kan omfatte eventuelle bidrag eierne har gitt til selskapet, pluss selskapets fortjeneste eller minus selskapets tap.
Hver oppføring har en "debet" -side og en "kreditt" -side, registrert i hovedboken. Assettskontoer øker når de debiteres og reduseres når de blir kreditert. Motsatt øker gjeld og egenkapital når de blir kreditert og reduseres når de blir debitert. Hvis en eiendel øker med debet, vil kredittsiden av oppføringen enten påvirke en annen eiendel ved å redusere den, eller påvirke en forpliktelse eller en egenkapitalkonto, øke den, for å holde eiendelene = forpliktelser + egenkapitalligningen i balanse.
Hvis Lucie for eksempel åpner en ny dagligvarebutikk, kan hun starte virksomheten ved å bidra med noen av sine egne innsparinger på 100 000 dollar til selskapet. Den første oppføringen til hovedboken ville være en debet til kontanter, øke selskapets eiendeler og en kreditt til egenkapital, og øke Lucies eierandel i selskapet. Hvis Lucie kjøper noen hyller for $ 5.000 på selskapets kredittkort, vil den neste oppføringen til hovedboken være en debet til Equipment for $ 5.000, øke selskapets eiendeler og en kreditt til Kredittkort for $ 5000, øke forpliktelsene av selskapet.
Det kan holdes en underbok for hver enkelt konto, som bare vil utgjøre halvparten av oppføringen. Hovedboken har imidlertid rekorden for begge halvdelene av oppføringen. Når Lucie kjøper hyllene, ville underboken til Equipment bare vise halvparten av oppføringen, som er debet til Equipment for $ 5000. Kreditkort-for-underboksen vil inneholde en registrering av den andre halvparten av oppføringen, en kreditt for $ 5000. Hovedboken vil ha to linjer lagt til den, og viser både debet og kreditt for $ 5000 hver.
I følge Wall Street Journal ble tidlig bruk av dobbeltoppføringssystemet dokumentert av Luca Pacioli på 1400-tallet. Regnskapsførere på 1400-tallet brukte penn og papir til journalføring, og omhyggelig holdt oversikt over hver doble oppføring. Regnskapsførere i dag bruker vanligvis ikke en fysisk hovedbok; moderne bokføringsprogramvare bruker imidlertid det samme underliggende konseptet for å legge ut to oppføringer til hovedboken for hver transaksjon.
