Hva er en kupong?
En kupong er et dokument som brukes av et selskaps regnskapsavdeling for å samle og arkivere alle støttedokumenter som er nødvendige for å godkjenne betaling av et ansvar. En kupong er i hovedsak sikkerhetskopidokumentene for betalte kontoer. Betalinger er kortsiktige regninger som selskaper skylder leverandører og leverandører.
Kupongen er viktig fordi det er en intern regnskapskontrollmekanisme som sikrer at hver betaling er riktig autorisert og at varene eller tjenestene som er kjøpt faktisk mottas.
Viktige takeaways
- En kupong er et dokument som brukes av et selskaps regnskapsavdeling som inneholder underlagsdokumenter for en faktura. En kupong er i hovedsak sikkerhetskopidokumentene for kundekontoer, som er regninger som selskaper skylder leverandører og leverandører. Dokumenter i en kupong kan omfatte leverandørens faktura, skyldig beløp, forfallsdato, hovedbokskontoer og mottakskvitteringer. Alle beløpene til utestående kuponger skyldes, og det ene engangsbeløpet føres som regnskaper som skal betales i balansen.
Hvordan bilag fungerer
Selskaper har ulike kortsiktige økonomiske forpliktelser overfor leverandører og leverandører gjennom en regnskapsperiode. Et selskap kan trenge å kjøpe varelager eller råvarer fra leverandører som brukes i produksjonen av selskapets varer. Leverandørene gir i hovedsak en utvidelse av kreditt til selskapet slik at betaling kan skje i løpet av en nær fremtid, for eksempel 30, 60 eller 90 dager.
En kupong er et skjema som inkluderer alle støttedokumenter som viser pengene du skylder og eventuelle betalinger betalt til en leverandør eller leverandør for en utestående betaling. Kupongen og nødvendige dokumenter registreres i kupongregisteret. Noen av bilagene i en kupong kan omfatte:
- Faktura fra leverandøren Leverandør eller leverandørnavn som skal betalesVilkår for betaling som skyldig beløp, forfallsdato og eventuelle rabatter gitt av leverandøren for å betale fakturaen tidlig.Selskapets innkjøpsordreKvittering som viser at varene ble mottatt av selskapet fra leverandøren Hovedbok kontoer som skal brukes til regnskapsmessige formål Signaturer fra autoriserte representanter i selskapet for kjøp og betalingSikring av betaling og dato når fakturaen til leverandøren er betalt
Det totale beløpet av alle kuponger som har utestående fordringer balanseføres som kontoer som skal betales i balansen. Når kupongen er betalt, er betalingsbeviset inkludert i kupongen og registrert som en betalt kupong.
Hvordan bilag er nyttige
Selskapets bilag fungerer som en viktig kilde til bevis når en revisjon utføres. En revisor utfører et sett med prosedyrer for å avgjøre om årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Kuponger dokumenterer at varene som er kjøpt faktisk ble mottatt, noe som underbygger revisors påstand om at varene og tjenestene som er lagt ut i årsregnskapet virkelig eksisterer. Kuponger rettferdiggjør også firmaets kontantbetalinger til leverandører og dokumenter hovedbokskontoer som ble brukt for å legge ut transaksjonen.
Ved å bruke et kupongsystem reduseres også risikoen for at ansatte kololiderer for å stjele selskapets eiendeler. Virksomheter bruker segregering av plikter for å forhindre tyveri av ansatte, noe som betyr at kritiske oppgaver blir tildelt forskjellige personer i organisasjonen. Kupongen dokumenterer at oppgavene utføres av flere personer og lager et papirspor slik at en revisor kan bekrefte at oppgavene var riktig adskilt.
Eksempel på en kupong
En lokal restaurant bestiller kjøtt og fisk noen få dager fra sine leverandører. Restaurantsjefen fyller ut en innkjøpsordre for 30 kilo kjøtt, og eieren initialiserer innkjøpsordren for å godkjenne forsendelsen. Når forsendelsen er mottatt, blir innholdet i forsendelsen sammenlignet med innkjøpsordren for å sikre at forsendelsen samsvarer med det som ble bestilt. Restauranten fullfører en leveringskvittering for å dokumentere prosessen, og leveringskvitteringen sammenlignes med leverandørens faktura.
Kupongen, som er en forside som forklarer de vedlagte dokumentene, inkluderer innkjøpsordre, leveringskvittering og faktura. Kjøpsbeløpet blir lagt til og ført til kontoer som skal betales i balansen til det er betalt. Eieren gjennomgår all informasjon om kupongen før han signerer en sjekk.
Kupongen inkluderer også hovedbokskontoer som brukes til å registrere transaksjonen. Restauranten kan for eksempel kreditere (øke) kjøttbeholdningskontoen og debet (redusere) kontantkontoen for å registrere betalingen. Mottak av betaling og dato registreres for å vise at kupongen er betalt. Kundefordringer reflekterer den lavere saldoen på grunn av fakturaen som er betalt, forutsatt at det ikke genereres ytterligere gjeld.
