Enterprise Resource Planning (ERP) er en prosessorientert metodikk som integrerer systemer som brukes på tvers av forskjellige avdelinger i et selskap, noe som muliggjør enkel og enhetlig flyt av informasjon under definerte kontroller, hjulpet av bruk av programvare og definert beste praksis.
Denne artikkelen beskriver verktøyene som brukes i ERP og deres egenskaper for de forskjellige funksjonene de passer til. For å forstå verktøyene bedre, la oss begynne med funksjonskravene.
Hva trengs av et ERP-system?
Ethvert ERP-system trenger i utgangspunktet å oppfylle følgende funksjonskrav.
- Det må være et enhetlig system, med brukervennlige applikasjoner og grensesnitt, som fungerer sømløst på tvers av flere avdelinger med den nødvendige kontrollerte tilgangen en felles database (eller flere, men delte databaser) tilgjengelig gjennom forskjellige applikasjonerSøk og rapporteringsverktøy for å generere rapporter basert på forskjellige parametere (som "alle usendte ordrer fra i går i kategorien" leker ") Skalerbarhet, tilpasning og enkel integrering av ad hoc-moduler, etter behov
Verktøyene som oppfyller ERP-kravene:
Følgende verktøy og applikasjoner er obligatorisk integrert i ERP-systemet for å imøtekomme behovene til ovennevnte funksjonskrav.
Datalagring og informasjonshåndtering med etablert arbeidsflyt på tvers av forskjellige avdelinger og funksjoner er ryggraden i ethvert ERP-system. Flere løsninger og verktøy er tilgjengelige for datalagring, som inkluderer relasjonsdatabaser fra selskaper som Oracle, Sybase, DB2 og open source gratis tilbud som Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Andre informasjonsadministrasjonsverktøy kan omfatte Content Management Systems (CMS) og depot applikasjoner.
Avhengig av bransje og nødvendige funksjoner, må en passende velges. En produsent kan finne en transaksjonsdatabase som Oracle eller MySQL for å være mer relevant når transaksjonsbaserte data beveger seg gjennom forskjellige statuser (fra produksjon til varebeholdning til ordrefangst til salg til leveringsstatus). På den annen side kan et online innholdsskrivingsfirma finne et CMS-lagringssystem med versjonskontroll som passer bedre for deres behov.
Databasen eller depotet kan være enten en enkelt sentralisert, eller flere med automatisk dataflyt fra en database til den andre. Den definerte arbeidsflyten sikrer sømløs databevegelse. Databaser kan være vert lokalt eller eksternt, eller til og med i skyen.
· Bruksområder og grensesnitt med passende tillatelseskontroll:
Lagring og styring av data krever lesetilgang eller redigeringstilgang for å behandle dataene. Når varene er produsert, må de merkes som klar varebeholdning. Aksjeforvaltningsavdelingen oppdaterer den deretter som klar for salg. Etter et kjøp, skal varen oppdateres til solgt status og så videre. For å oppnå dette utgjør brukervennlige applikasjoner og grensesnitt en integrert del av ethvert ERP-system som også har definerte kontroller og tillatelser. For eksempel, når en vare er merket som solgt, er det bare operatører av logistikkavdelingen som kan oppdatere den ytterligere, mens de fra produksjons- eller lageravdelingen bare skal få tilgang til visningen.
Tilsvarende for et innholdsskrivende ERP-verktøy, når en skribent har sendt innholdet til redaktøren for gjennomgang, skal bare redaktøren kunne endre det for å unngå duplisering og innholdskonflikter.
For å aktivere slike tillatelsesbaserte kontroller, applikasjoner og grensesnitt som kan bygges inn, er enhver ERP-løsning som kan være nettleserbaserte, stasjonære installasjoner eller nettbrett / mobilapper. Et produksjonsteam på et stasjonært sted vil foretrekke et skrivebordsbasert grensesnitt, mens et salgsteam som stadig er på farten vil dra nytte av et nettleserbasert grensesnitt eller mobilapp.
Et ERP-system består av flere moduler og dataregister hvor dataoppdateringer og handlinger følger en logisk definert sekvens basert på forretningsbehov. Dette utgjør arbeidsflyten. Arbeidsflyt kan tenkes som sinnet som styrer de forskjellige kroppsfunksjonene (strøm av blod, luft, mat og andre forsyninger, bevegelse av kroppsdeler, etc.). En tydelig definert arbeidsflyt med passende tilgang på forskjellige nivåer er den nødvendige delen av enhver ERP-løsning.
Vanlige brukte verktøy implementert innenfor ERP-rammer inkluderer Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
Ledelsesnivå, avdelingsnivå, teamnivå eller rapportering av individuelt nivå er et annet viktig krav for et ERP-system. Det er vanligvis tilgjengelig i enten et dashbordformat (med en datavisning i sanntid - viser informasjon som mottatte ordrer, men ennå ikke er sendt, mislykkede betalinger for den siste uken osv.) Eller tilpassbare rapporter generert i vanlige ord- eller data- redigere applikasjoner som regneark.
De fleste rapporteringsverktøy og dashbord fungerer i sanntid (eller med et minimalt tidsforsinkelse). I likhet med applikasjonene som blir brukt av avdelinger for dataoppdateringer, er disse rapporteringsverktøyene / dashbordvisningene tilgjengelige som nettleserbaserte eller stasjonære installasjoner. De inkluderer også rapporteringsfunksjoner på slutten av dagen som tilbyr e-post av rapporter med diagrammer / grafer / tabeller som Microsoft Excel eller Word-vedlegg.
· Kommunikasjonsverktøy:
Innenfor ethvert system som fungerer på tvers av flere avdelinger, er kommunikasjon obligatorisk. ERP-systemer letter dette ved å tilby verktøy for handlingsbasert automatisert e-postgenerering, direktemeldinger, chat eller allmenn kringkasting-funksjoner på individ- og gruppenivå. Si at når en ordre er merket som "Klar til levering", bør en automatisert mailer utløses til logistikkavdelingen for å starte utsendelsesprosessen; Eller hvis et pizzabutikkjøkken har utviklet et problem, kan en generell kringkastingsmelding sendes til alle andre avdelinger for å slutte å ta ytterligere bestillinger.
Ytterligere direktemeldingsfunksjoner (som de fra Lync, Chatter eller Yammer) er integrert for å muliggjøre enkel og øyeblikkelig kommunikasjon.
I tillegg til de ovennevnte verktøyene som er en integrert del av ethvert ERP-system, er det flere verktøy som kan integreres etter behov:
Mange analyseverktøy kan integreres i ERP-system for forretningsintelligens, prediktiv analyse, data mining og relatert analyse. Disse analyseverktøyene brukes til å få verdifull innsikt for å lage strategiske forretningsavgjørelser basert på tilgjengelige data (som å spore forbrukeratferd rundt ferieshopping, sammenligningsresultater for produkter i rødfarget hylle med mer salg enn dem i blåfarget hylle, etc.)
· Ressursallokering og oppgaveplanleggingsverktøy:
ERP-systemer kan også integrere verktøy for tildeling av ressurser på tvers av avdelinger og oppgaver (for arbeidsintensive næringer). Disse verktøyene arbeider etter det enkle prinsippet om definert tid tatt av en oppgave / prosjekt mot ressurstilgjengelighetsplanen. Når oppgaven er fullført, tildeles ressursen automatisk en ny oppgave som samsvarer med ferdighetene hans, eller settes i en pulje for neste oppgave. Verktøy har funksjonalitet for manuell intervensjon på veiledernivå i tilfelle en oppgave blir forsinket. Fordelene inkluderer klar synlighet om nåværende og fremtidig arbeidsmengde, optimal ressursutnyttelse, utforske mulighetene for automatisering, etc.
· Andre tilleggsfunksjoner: ERP-systemer kan integrere moduler for Human Resource Management, Project Management, Time Tracking systems, Document Management, etc., i henhold til forretningsbehovene. Det er et stort antall verktøy tilgjengelige som er spesifikke for hver bransje og funksjonstype, og ERP-leverandører gir deres hjelp til interesserte kunder med å velge den beste passformen. Internett er alltid tilgjengelig for selvhjelp når du får nødvendig informasjon.
Hovedpoenget:
ERP er et komplekst rammeverk å implementere og trenger vanligvis en dedikert leverandør for implementering. To store flaskehalser identifisert med ERP-implementeringer er høye kostnader og manglende overholdelse av beste praksis. Selv om kostnadene kan avbøtes til en viss grad ved nøye verdsettelse av forskjellige leverandører og vurdering av gratis open source-verktøy, kan den andre utfordringen med feil på grunn av manglende overholdelse av beste praksis reduseres med fokusert opplæring til ansatte. Riktig vurdering i begynnelsen, med partnerskap med leverandører med riktig kompetanse og det å være tydelige på kravene fra starten, vil bidra til en effektiv og vellykket implementering av ERP-verktøy. (For relatert lesing, se "Case Studies of Successful Enterprise Resource Planning")
