Hva er en forhåndsbetalt kostnad?
En forhåndsbetalt utgift er en type eiendel i balansen som følger av at en virksomhet foretar avanserte betalinger for varer eller tjenester som skal mottas i fremtiden. Forhåndsbetalte utgifter blir opprinnelig ført som eiendeler, men verdien kostnadsføres over tid over resultatregnskapet. I motsetning til konvensjonelle utgifter, vil virksomheten motta noe av verdi fra den forhåndsbetalte kostnaden i løpet av flere regnskapsperioder.
Forhåndsbetalt kostnad
Forstå forhåndsbetalte utgifter
Selskaper foretar forskuddsbetalinger for varer eller tjenester som leid kontorutstyr eller forsikringsdekning som gir kontinuerlige fordeler over tid. Varer eller tjenester av denne art kan ikke kostnadsføres umiddelbart fordi utgiftene ikke vil stemme overens med fordelen som er pådratt over tid fra bruk av eiendelen.
I henhold til godkjente regnskapsprinsipper (GAAP), bør utgifter bokføres i samme regnskapsperiode som fordelen generert fra den tilhørende eiendelen. For eksempel, hvis en stor Xerox-maskin er leid ut av et selskap i en periode på tolv måneder, drar selskapet fordel av bruken av den over hele perioden. Registrering av en avansert betaling for leiekontrakten som en utgift i den første måneden vil ikke samsvare tilstrekkelig med utgifter som ble generert fra bruken. Derfor bør det bokføres som en forhåndsbetalt utgift og fordeles til kostnad i hele tolv måneder.
Journaloppføringer som innregner utgifter relatert til tidligere registrerte prepaider kalles justeringsoppføringer. De registrerer ikke nye forretningstransaksjoner, men justerer bare tidligere registrerte transaksjoner. Justering av poster for forhåndsbetalte utgifter er nødvendig for å sikre at utgiftene blir innregnet i den perioden de påløper.
På grunn av arten av visse varer og tjenester, vil det alltid være forhåndsbetalte utgifter. For eksempel er forsikring en forhåndsbetalt utgift fordi formålet med å kjøpe forsikring er å kjøpe proaktiv beskyttelse i tilfelle noe uheldig skjer i fremtiden. Det er klart, ingen forsikringsselskaper vil selge forsikring som dekker en uheldig hendelse etter det faktum, så forsikringsutgifter må forskuddsbetales av virksomheter.
Eksempel på forhåndsbetalt kostnad
Anta for eksempel at ABC Company kjøper forsikring for den kommende tolvmånedersperioden. Det betaler 120 000 dollar på forhånd for forsikringspolisen. ABC Company vil i utgangspunktet bokføre hele $ 120 000 som debet til forskuddsbetalt forsikring, en eiendel i balansen og en kreditt til kontanter. Hver måned vil det bli foretatt en justering av oppføringen for å utgjøre $ 10.000 (1/12 av det forhåndsbetalte beløpet) til resultatregnskapet gjennom en kredit til forhåndsbetalt forsikring og en debet til forsikringskostnad. I den tolvte måneden blir de endelige $ 10.000 kostnadsført og den forhåndsbetalte kontoen blir null.
