Avstemming er en grunnleggende kontoprosess som sikrer at de faktiske pengene som brukes, samsvarer med pengene som forlater en konto ved slutten av en finansperiode. Dette er spesielt viktig for bedrifter og enkeltpersoner å inspisere uredelig aktivitet og for å forhindre feil i regnskapet.
På slutten av hver finansmåned og kvartal er det lurt å avstemme en konto. Ved avstemming av en konto, beviser bedrifter og enkeltpersoner at hver transaksjon summerer til riktig sluttkontosaldo. Generelt er det to måter å forene en konto på: gjennomgang av dokumenter og gjennomgang av analyser.
Dokumentasjonsgjennomgang
Dokumentasjonsgjennomgang er en vanlig prosess for avstemming i regnskap. Denne prosessen gjennomgår riktig beløp for hver transaksjon og bestemmer om beløpet på kontoen samsvarer med det faktiske beløpet som er brukt. Anta for eksempel at en ansvarlig person beholder alle kvitteringer og liker å forsikre seg om at pengene som brukes, kommer til de rette stedene, men så legger merke til flere nye belastninger på kredittkortregningen.
Disse kostnadene er små, og de forsømmer dem under forutsetning av at det er lunsjutgifter. Deretter inspiserer de selskapet som lader kredittkortet, og innser at det ikke er kvitteringer fra dette selskapet. Denne personen ringer kredittkortselskapet for å bestride dette og finner ut at kredittkortsinformasjonen er kompromittert på grunn av en kriminell som samlet inn informasjon fra en virksomhet. Kredittkortselskapet og virksomheten refunderer dem for uriktige gebyrer. Denne avstemmingen med aktiv konto tillot den enkelte å kansellere kredittkortet og stoppe all uredelig aktivitet.
Analytics gjennomgang
Analytics-gjennomgang er en annen vanlig prosess som enkeltpersoner eller virksomheter kan bruke for å avstemme en konto. Under denne prosessen estimerer virksomheter det faktiske beløpet som skal være i regnskapet basert på tidligere kontonivånivåer. Denne prosessen er viktig for bedrifter å sjekke for uredelig aktivitet eller balansefeil.
For eksempel kjøper eiendomsinvesteringsselskapet ABC omtrent fem bygninger per regnskapsår, basert på tidligere aktivitetsnivåer. Selskapet avstemmer sin konto hvert år for å se etter eventuelle avvik. I år merker den at estimert beløp på forventet kontosaldo er av med ett helt tall. Basert på tidligere kontoaktivitet og innkjøp, anslår den at kundens kontoer skal være $ 5 millioner. Den faktiske betalbare balansen er $ 48 millioner for året, noe som er et stort avvik i saldoen. Regnskapsføreren til selskapet ABC gjennomgår balansen og finner ut at bokholderen la inn en ekstra null på slutten av regnskapet som skulle betales ved et uhell. Regnskapsføreren justerer kontoer som skal betales til 4, 8 millioner dollar, som tilnærmet er estimert betalbar regnskap.
