Hva er Lockbox Banking?
Lockbox banking er en tjeneste som bankene tilbyr selskaper for mottak av betaling fra kunder. Under tjenesten rettes betalingene fra kundene til en spesiell postkontor i stedet for å gå til selskapet. Banken går til kassen, henter inn betalingene, behandler dem og setter inn midlene direkte på selskapets bankkonto.
Slik fungerer Lockbox Banking
For virksomheter som mottar et stort volum av betalinger eller sjekker i store kirkesamlinger ledsaget av overføringsdokumenter, kan en lockbox-ordning effektivisere samlinger og betalingsbehandling. Ved å benytte avansert lockbox-teknologi har bankene etablert flere kommunikasjonsnav for bedrifter å bruke for å motta betalinger og innskudd.
En virksomhet etablerer et postkontor for å motta betaling fra kunder. Banken kurerer dagens innskudd og kommunikasjoner til prosesseringssentralen. Virksomhetens overføringsdokumenter skannes, betalingsinformasjon blir fanget opp og tømmeoppdateringer blir overført til kundefordringene. Hver natt sikkerhetskopieres virksomhetens lockbox-data for sikker lagring og enkel tilgang.
Fordeler og ulemper med Lockbox Banking
Som med de fleste betalingstjenester, er det både fordeler og ulemper med lockbox bank. Det gir selskaper en veldig effektiv måte å deponere kundebetalinger på. Dette er spesielt gunstig hvis et selskap ikke er i stand til å sette inn sjekker på rett tid eller hvis det hele tiden mottar kundebetalinger via posten.
På den annen side kan lockbox banking også være veldig risikabelt. Bankansatte som har tilgang til lockboxes blir sjelden overvåket, noe som åpner situasjonen for mulig svindel. Svindelen oppstår først og fremst i form av forfalskning av sjekker, fordi sjekkene som er i lockboxes gir all informasjonen som er nødvendig for å forfalske forfalskninger.
Spesielle hensyn
Bedrifter som bruker lockbox banking kan redusere interne prosesseringskostnader betydelig, øke hastigheten på samlinger og konvertere fordringene til kontanter raskere. Det er ikke behov for virksomheter å utarbeide egne bankinnskudd eller føre regnskapsmateriell, fordi det gjøres automatisk gjennom lockbox-bank.
En del av lockbox-behandlingen gjøres på daglig basis, slik at bedrifter kan øke sin kontroll og effektivitet i forvaltning av fordringer samtidig som de forbedrer revisjonskontroller og datasikkerhet. Bedrifter drar fordel av forbedrede rapporteringsmuligheter med daglig tilgang til innskuddsbeløp, fondets tilgjengelighet og betalingsinformasjon, inkludert elektroniske bilder av behandlede betalinger og kuponger.
Viktige takeaways
- Lockbox banking er en tjeneste som bankene tilbyr selskaper for mottak av betaling fra kunder. Det er fordeler som kan ulemper når det kommer til lockbox banking; selv om det er praktisk, kan det også være risikabelt og føre til potensiell svindel, for eksempel forfalskning. Ved å benytte avansert lockbox-teknologi har bankene etablert flere kommunikasjonsnav for bedrifter å bruke for å motta betalinger og innskudd. Bedrifter kan bruke lockbox banking for å senke interne prosesseringskostnader, konvertere fordringer til kontanter raskt og få fart på innkrevingene.
