For en liten bedrift med få transaksjoner, kan en erfaren bedriftseier bruke Excel som erstatning for regnskapsprogramvare. Excel har alle verktøyene som trengs for å opprette og vedlikeholde en hovedbok, men det krever en solid forståelse av grunnleggende regnskap og oppmerksomhet på detaljer. For bedriftseiere som er usikre på om de er klare eller har ressurser til å investere i regnskapsprogramvare, kan Excel være et bra sted å begynne å føre regnskap før regnskapsprogramvaren er kjøpt.
Bruker Excel som hovedbok
Et enkelt registeroppføringsoppsett bør først inkludere kolonner for transaksjonsdato, transaksjonsbeskrivelse og et referansenummer, for eksempel en faktura eller sjekknumre. De neste kolonnene viser hver av kontoene som skal brukes i løpet av året. Nøye tanke bør gå inn på valg av kontoer, da det vil være vanskelig å gå tilbake og gjøre endringer senere. Fra venstre mot høyre skal de første kontoene som er oppført være resultatregnskap, som begynner med inntekter og slutter med utgifter. Neste blir aktivakontoer, deretter ansvarskontoer og til slutt eventuelle egenkapitalkontoer.
Hovedboken bruker bokføring med dobbeltoppføring for å holde oversikt over alle selskapets transaksjoner, og det er viktig å ha en solid forståelse av dette konseptet før du begynner å bruke Excel som hovedbok.
Hva er bokføring med dobbelt oppføring?
Hvis dette er et nytt selskap, vil den første transaksjonen sannsynligvis være egenkapitalen som er investert i selskapet. La oss som et eksempel si at en gründer ved navn Jane bestemmer seg for å åpne en maskinbutikk. Hun har 750 000 dollar i sparepenger for å starte virksomheten med og åpner en virksomhetssjekkekonto med midlene.
Ved å bruke bokføringsbegreper med dobbel oppføring vet Jane at denne transaksjonen vil øke selskapets kontantkonto (debetføringen) og vil bli utlignet av en økning i eierens egenkapitalkonto (kredittoppføringen). I dette Excel-systemet skal alle debetføringer registreres som positive verdier, mens alle kredittoppføringer skal registreres med negative verdier.
I dette eksemplet bør Jane legge inn transaksjonsdatoen og en beskrivelse som "kapitalinvestering" i den første linjen i regnearket. Hun vil deretter sette en positiv $ 750 000-inngang i "kontant" -konto-kolonnen i regnearket, og en negativ $ 750 000-oppføring i "eierens egenkapital" -kontokolonne i regnearket. For å bekrefte tallene, skal Jane bruke en Sum-formel for å sikre at alle oppføringene på hver rad summer til null dollar.
Derfra vil Jane fortsette å legge inn en linje for hver transaksjon. Hvis hun kjøper utstyr med selskapets kontanter, vil Jane gå inn i en transaksjon for å vise en debet, eller positiv oppføring, til "utstyrskontokolonnen" og kreditt, eller negativ oppføring, til "kontant" kontokolonnen. Hvis hun selger maskineringstjenester til en kunde, vil hun registrere en kreditt til "inntektskontoen", og debet til en "egenkapital" -konto.
Til slutt skal summen for hver kontokolonne summeres nederst på regnearket. Summen av alle inntektskontoer kan legges sammen for å beregne nåværende nettoinntekt. Andre kolonner kan konfigureres etter behov for å beregne for eksempel forvaltningskapital, totale forpliktelser og egenkapital.
