Hva er kontoavstemming?
Kontoavstemming er prosessen med å bekrefte at to separate poster med transaksjoner på en konto er like. Både institusjoner og enkeltpersoner utfører kontoavstemming. På institusjonelt nivå må banker og meglere internt gjennomgå transaksjoner mellom hovedbokoppføringer og individuelle kontoposter. Kontoavstemming kan hjelpe organisasjoner med å finne feil i regnskap som kan indikere feil, feilberegninger eller kontantlekkasje. Takket være datamaskinautomatisering er denne prosessen mye raskere enn den en gang var.
Viktige takeaways
- Kontoavstemming bekrefter at to transaksjonsposter er like og balanserte. Institusjoner og enkeltpersoner utfører kontoavstemming i balansering av sjekkbøker og sørger for at poster samsvarer med uttalelser. Kontoavstemming i banker er en regulerings- og samsvarsfunksjon.
Sarbanes-Oxley Act fra 2002 fastsatte parametere for avstemming av bedriftskontoer. Før Sarbanes-Oxley, regnskapsstandarder ikke ansvaret for behovet for å anvende beste praksis for kontoavstemming. Nå holdes selskapene til mye høyere standarder for intern kontroll og revisjonsprosedyrer.
Avstemming skjer også når en kunde hos en bank eller megler bekrefter at hans eller hennes personlige poster samsvarer med det som rapporteres i periodiske uttalelser. På individnivå er det å balansere en sjekkhefte en form for kontoavstemming. Begrepet kan også referere til balansering av bøker og poster fra en virksomhet med programmer og dataregistreringer.
Forstå kontoavstemming
For større institusjoner blir ofte tredjeparter kontrahert for å gjennomføre kontoavstemming, noe som gir et nivå av objektivitet til gjennomgangen. Kontoavstemming i finansinstitusjoner er en viktig regulerings- og etterlevelsesfunksjon, og det er et hovedfokus for eksterne regulatorer i deres rutinemessige revisjoner av firmaet. Kunder hos disse firmaene bør også føre en nøyaktig journal og rapportere avvik omgående. Ved bruk av datasystemer for å registrere transaksjoner og klientposisjoner, utgjør avstemming ofte å fikse små avvik på noen få dollar, eller til og med øre, mellom en kilde og en annen. Jo lenger en feil avdekkes, jo vanskeligere vil det være å forene de to postene.
Hvordan kontoavstemming fungerer
På organisatorisk nivå kan kontoavstemming gjøres ved å følge en forenklet prosess. Først skal all nødvendig regnskapsinformasjon samles inn. Deretter sammenlignes selskapets kontoutskrifter med hovedboken. Eventuelle ventende fradrag i selskapets hovedbok skal trekkes fra den endelige saldoen, og eventuelle ventende innskudd bør legges til den endelige saldoen. Hvis kontoen bærer renter, bør den beregnes. Utestående sjekker bør trekkes, og bankfeil, som unøyaktige debiteringer eller kreditter, samt banktjenesteavgift. Endelig skal både selskapserklæringen og hovedboken vise den samme endelige balansen. Eventuelle feil som gjenstår ved slutten av prosessen, bør undersøkes ved å bekrefte at hver transaksjon er bokført i hovedboken og at regnskapsmessige innskudd og utestående kontroller blir regnskapsført.
Enkeltpersoner kan forene sine personlige kontoer ved hjelp av en lignende prosess. I stedet for en hovedbok, ville de sammenligne kontoutskriftene eller andre kontoutskrifter med en personlig oversikt over debet og kreditter, for eksempel et sjekkhistorikkregister. Men takket være fremkomsten av nettbank og nedgangen i papirkontroller, utfører mange personer ikke lenger kontoavstemming for de fleste av sine økonomiske kontoer og er avhengige av bankene sine for å vise riktig sluttbalanse i nettbankportaler.
