Hva er en bortfallsordning?
En lapping-ordning er en uredelig praksis som innebærer å endre kundefordringer for å skjule stjålne kontanter. Metoden innebærer å ta en etterfølgende fordring fra en transaksjon (for eksempel et salg) og bruke den til å dekke tyveriet. Fordringen fra den andre transaksjonen dekkes av penger fra den tredje transaksjonen, og så videre.
Slik oppdager manglende ordninger
En lapping-ordning kan oppdages ved å spore hvordan kontantinntekter er brukt på kundekontoer. Hvis det er bevis på at kontantinntekter rutinemessig blir brukt på gale kundekontoer, er det sannsynligvis en aktiv lapping-ordning som pågår.
En annen indikator på en lapping-ordning er en ansatt som nekter å ta ferietiden de har tjent. Dette skyldes at lapping krever at slapperen (den som er engasjert i svindelen) er involvert hver dag, og derfor ikke kan ta noe ferietid. Et tydelig tegn på lapping er en økning i aldring av kundefordringer. En lappingsordning kan bare skjule tyveriet midlertidig. Før eller siden vil mangelen dukke opp og bli registrert som tap.
Lappingsordninger skjer typisk i mindre selskaper der bare én person kan håndtere kontantinntekter og kundefakturering.
Hvordan forhindre bortfallsordninger
Bedrifter kan forhindre lappingsordninger ved å gjøre følgende:
- Separate kasserer og faktureringsansvar (kalt segregering av plikter) Valg av noen andre enn kassereren til å levere uttalelser til kundene (Kundene er klar over hva de har betalt, så de burde være i stand til å oppdage feilaktige betalinger knyttet til kontoene deres, eller oppdage at visse betalinger aldri ble benyttet.) Ta kontakt med kunder og spør om de har mottatt månedlige kontoer eller ikke fra selskapet (Den som begår svindel kan avskjære utsagnene før de sendes.) Kontroller kontantkvitteringstransaksjoner regelmessig basisRett alle ansatte til å ta ferietiden, uten unntak. Hold nøye oversikt over bruken av kredittnotater (Personen som begår svindel kan prøve å avslutte en situasjon med en bortfall ved å avskrive en fordring på mengden manglende midler.) Merk alle sjekker med setningen "Kun for innskudd", slik at ansatte ikke kan sette inn disse sjekkene på sine egne kontoer. Har kunder betalt direkte til en lockbox, slik at kontanter kan ikke bli avlyttet og stjålet av ansatte
Eksempel på et bortfallsskjema
Anta at et selskap mottar $ 150 for betaling, men en regnskapsfører ekspederer det til en personlig konto. For å skjule tyveriet vil kontorist bruke det andre fordringet for å komme inn, for eksempel på $ 200, på det første fordringet. Det overlater $ 50 rester til å bli brukt på den andre fordringen, og $ 150 av det fremdeles skal betales. Kontorist fortsetter å tildele (lapping) penger fra påfølgende salg til de foregående fordringene, slik at butikkens regnskap ikke klarer å avdekke avviket.
