Kundene dine vil bruke informasjonen på W-9 for å oppgi navn, firmanavn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN) på 1099-MISC de arkiverer om deg. De vil sende en kopi av 1099-MISC til skattemyndighetene og en annen kopi til deg i slutten av januar, etter slutten av skatteåret.
Andre omstendigheter du kanskje blir bedt om å fylle ut en W-9 inkluderer:
- visse eiendomstransaksjoner lånet rente betalt erverv eller oppsigelse av sikret eiendomskansellering av gjeldsinnskudd til en individuell pensjonsordning (IRA)
(For mer om bruksområdene - og når du bør stille spørsmål om å måtte signere en - les Formålet med W-9-skjemaet .)
Trinnvise veibeskrivelse
Skjema W-9 er et av de enkleste IRS-skjemaene å fullføre, men hvis avgiftsformer gjør deg nervøs, ikke bekymre deg. Vi vil lede deg gjennom den riktige måten å fullføre det på.
Trinn 1: Skriv inn navnet ditt som vist på selvangivelsen. Lett, ikke sant?
Trinn 2: Skriv inn virksomhetsnavnet eller navnet ditt "ignorert enhet", hvis det er forskjellig fra navnet du oppga for trinn 1. Du kan for eksempel være et enkeltpersonforetak, men i markedsføringsøyemed bruker du ikke det personlige navnet ditt som Firmanavn; i stedet "driver du forretning som" et annet navn. Du vil skrive inn navnet her. Når det gjelder den ignorerte enhetsdelen, hvis du ikke vet hva den er, er du sannsynligvis ikke en. Den vanligste ignorerte enhetstypen er et aksjeselskap med ett medlem.
Trinn 3: Hvilken type virksomhet er du for føderal skatteklassifisering: enkeltpersonforetak, partnerskap, C-selskap, S-selskap, tillit / eiendom, aksjeselskap eller "annet"? Merk av i den aktuelle boksen. Hvis du ikke er sikker, er du sannsynligvis et enkeltpersonforetak, fordi du ville ha måttet legge inn mye papirarbeid for å bli en av de andre enhetene.
Trinn 4: Dispensasjoner. Sjansen er stor for at du legger igjen disse boksene. Her er et par unntak:
1. Mottakere som er fritatt for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, for eksempel selskaper (i de fleste tilfeller), kan trenge å oppgi en kode i boksen "Mottatt mottakerkode". Instruksjonene i skjema W-9 viser de fritatte betalingsmottakerne og kodene deres og hvilke typer betalinger disse kodene skal brukes til. Selskaper som fyller ut en W-9 for mottak av renter eller utbytteutbetalinger, for eksempel, vil angi kode “5.”
2. Mottakere som er unntatt fra rapportering i henhold til FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)) kan trenge å oppgi en kode i boksen "Unntak fra FATCA-rapporteringskode". Ingen av disse boksene vil gjelde for den typiske uavhengige entreprenøren eller frilanseren.
Trinn 5: Oppgi gateadresse, by, stat og postnummer. Hva om hjemmeadressen din er forskjellig fra forretningsadressen din? Hvilken adresse skal du oppgi på skjema W-9? Bruk adressen du vil bruke på selvangivelsen. For eksempel, hvis du er en eneeier som leier kontorlokaler, men du leverer selvangivelsen ved hjelp av hjemmeadressen din, må du oppgi hjemmeadressen din på skjema W-9 slik at skattemyndighetene ikke får problemer med å matche 1099-tallet med 1040-skjemaet.
Trinn 6: I dette valgfrie trinnet kan du oppgi forespørselens navn og adresse. Det kan være lurt å fylle ut denne boksen for å føre oversikt over hvem du oppga skatteidentifikasjonsnummeret ditt.
Trinn 7: Skattemyndighetene kaller denne delen Del I, som må få deg til å lure på hva alle disse trinnene du nettopp har fullført. Her må du oppgi virksomhetens skatteidentifikasjonsnummer, som enten vil være ditt individuelle personnummer (SSN) hvis du er et enkeltpersonforetak, eller ditt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) hvis du er en annen type virksomhet. Nå har noen enkeltpersonforetak også EIN-er, men skattemyndighetene foretrekker at enkeltpersonforetak bruker SSN-ene på skjema W-9. Igjen, vil dette gjøre det lettere å matche 1099-tallet du mottar med selvangivelsen, som du vil arkivere under SSN-en din.
Hva om virksomheten din er ny og ikke har en EIN? Du kan fremdeles fylle ut skjema W-9. Skattemyndighetene sier at du bør søke om nummeret ditt og skrive “søkt på” på plassen for TIN. Du vil ønske å få dette nummeret så raskt som mulig fordi du, før du gjør det, blir gjenstand for sikkerhetskopiering av sikkerhetskopiering. Du kan søke om en EIN på IRS-nettstedet. Se instruksjonene nedenfor for trinn 8, del II, for mer informasjon om tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering.
Trinn 8: I del II må du vitne om sannheten i all informasjonen din før du kan signere skjema W-9. Hvis du forsettlig ligger på en skatteskjema, kan det bety at du må betale en bot eller gå i fengsel; skattemyndighetene ikke rotet rundt. Før du signerer skjema W-9, er her uttalelsene du må bekrefte, sanne, under straff for mishandling:
De fleste skattebetalere er unntatt fra tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering. Hvis du ikke aner hva skattemyndighetene snakker om her, er du sannsynligvis fritatt. Hvis du ikke er unntatt, vil skattemyndighetene ha varslet deg, og selskapet som betaler du trenger å vite fordi det er påkrevd å holde tilbake inntektsskatt fra lønnen din til en fast sats på 24% og sende den til skattemyndighetene., nå vet du en annen god grunn til ikke å snyte på selvangivelsen: Du må kanskje fortelle en fremtidig kunde om det, og det kan få selskapet til å tenke to ganger om deg. Element (c) sier i utgangspunktet at hvis du en gang var gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering, men ikke lenger, er det ingen som trenger å vite det.
Hvis du er bosatt romvesen, er du klar. Skattemyndighetene anser også følgende for å være en "amerikansk person": et partnerskap, selskap, selskap eller forening opprettet eller organisert i USA eller i henhold til lovene i USA; et innenlandsk eiendom; og en hjemlig tillit. Hvis bedriften din er et partnerskap som har en utenlandsk partner, gjelder spesielle regler; les om dem i instruksjonene for å danne W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, kan det hende du må fylle ut skjema W-8 eller skjema 8233 i stedet.
Du trenger sannsynligvis ikke å bekymre deg for denne, som har å gjøre med loven om etterlevelse av utenlandsk konto.
Noen få poeng før du signerer
Skjema W-9 ber deg om å krysse av punkt 2 ovenfor hvis du har fått beskjed fra skattemyndighetene om at du for øyeblikket er gjenstand for sikkerhetskopiering fordi du ikke har rapportert all rente og utbytte på selvangivelsen.
Du kan krysse av for punkt 2 hvis du fyller ut skjema W-9 i forbindelse med en eiendomstransaksjon. Punkt 2 gjelder ikke i dette tilfellet, så det spiller ingen rolle om du er gjenstand for tilbakeholdelse av sikkerhetskopiering.
Hvis du nå leser de små skriftene i W-9-instruksjonene nøye, ser det ut til å indikere at de fleste ikke har behov for å signere dette skjemaet i det hele tatt. Du er vanligvis bare pålagt å signere det hvis skattemyndighetene har varslet deg at du tidligere har oppgitt en feil TIN. Teknisk sett til side, vil imidlertid personen som ba deg om å fylle ut skjema W-9, sannsynligvis anse det som ufullstendig eller ugyldig hvis du ikke har signert det, og lykke til med å prøve å overbevise dem om noe annet.
Returnerer skjemaet
Returner det utfylte skjemaet W-9 til virksomheten som ba deg fylle ut det. Ideelt sett vil du levere det personlig for å begrense eksponeringen din for identitetstyveri, men denne metoden er ofte ikke praktisk. Mail anses som relativt sikker. Hvis du må sende skjemaet via e-post, bør du kryptere både dokumentet og e-postmeldingen og trippel sjekke at du har mottakerens korrekte e-postadresse før du sender meldingen. Gratis tjenester er tilgjengelige online for å hjelpe deg med dette, men sjekk omdømmet ditt før du stoler på dokumentene dine til dem.
Bunnlinjen
Å gi nøyaktig informasjon på skjemaet ditt W-9 vil bidra til å sikre at betalingene du mottar - eller andre transaksjoner som krever dette skjemaet - blir rapportert riktig til skattemyndighetene. Hvis du er usikker på noen elementer, for eksempel riktig klassifisering av virksomheten din, kan du ta kontakt med regnskapsfører eller annen finansiell rådgiver.
