Hva er en kvittering?
En kvittering er en skriftlig erkjennelse av at noe av verdi er overført fra en part til en annen. I tillegg til kvitteringer som forbrukere vanligvis mottar fra leverandører og tjenesteleverandører, blir kvitteringer også utstedt i forretnings-til-bedrift-transaksjoner så vel som aksjemarkedstransaksjoner. For eksempel får innehaveren av en futureskontrakt vanligvis et leveringsinstrument, som fungerer som en kvittering ved at den kan byttes mot den underliggende eiendelen når futureskontrakten utløper.
Rask fakta
Termisk utskrift er den mest brukte formen for utskrift av fysisk kvittering fordi det er lav pris og lett å bruke.
Kvitteringer forklart
I tillegg til å vise eierskap, er kvitteringer viktige av andre grunner. For eksempel insisterer mange forhandlere på at en kunde må vise en kvittering for å bytte eller returnere varer, mens andre krever at en kvittering - generelt utstedt innen en viss tidsramme - skal produseres for produktgarantiformål. Kvitteringer kan også være viktige for skatter fordi skattemyndighetene krever dokumentasjon av visse utgifter. Internal Revenue Service (IRS) foreslår at følgende typer kvitteringer, hvis de genereres, beholdes av små bedrifter:
- Brutto kvitteringer som kassabånd, innskuddsinformasjon (kontant- og kredittsalg), kvitteringsbøker, fakturaer, skjemaer 1099-MISCR mottak fra kjøp og råvarer (Disse skal vise beløpet som er betalt og bekrefte at det var nødvendige virksomhetskjøp; dokumenter kan omfatte kansellerte sjekker eller andre dokumenter som identifiserer betalingsmottaker, beløp og betalingsbevis / elektroniske pengeoverføringer.) Kassebåndkvitteringer Kredittkortkvitteringer og kontoer Fakturaer Små kontantbeløp for små kontantbetalinger
Praksisen med å beholde kvitteringer for skattemessige formål antas å stamme fra det gamle Egypt. Bønder og selgere søkte måter å dokumentere transaksjoner for å unngå skatteutnyttelse. Papyrus ble brukt i stedet for papir. I mer moderne tid brukte bankene i London trykkpressene fra den industrielle revolusjonen til å skrive ut kvitteringer med egne merkevarer.
Viktige takeaways
- Kvitteringer er et dokument som representerer bevis på en finansiell transaksjon. Mottak utstedes i forretninger-til-bedrift-transaksjoner så vel som aksjemarkeds-transaksjoner. Mottak er også nødvendig for skatteformål som bevis på visse utgifter.
IRS-krav til digitale kvitteringer
Digitale kvitteringer blir normen. Siden 1997 har skattemyndighetene godkjent skannede og digitale kvitteringer som gyldige poster for skatteformål. Inntektsprosedyre 97-22 sier at digitale kvitteringer må være nøyaktige, enkelt lagret, bevart, hentet og reprodusert. Bedriftseieren må kunne levere en kopi til skattemyndighetene.
For skatterevisjonsformål er ikke all dokumentasjon gyldig. Skattemyndighetene aksepterer forskjellig dokumentasjon så lenge den inneholder beløp, sted, dato og type utgift.
Digitale poster er ikke utsatt for slitasje og fysiske kvitteringer, men de kan gå tapt hvis en harddisk mislykkes. Det er dermed lurt å lagre dem på skyen eller et sted der de alltid kan nås.
Papirkvitteringer kan lagres digitalt ved å bruke stasjonære skannere og mobiltelefonapper. Denne typen teknologi kan organisere, lage utgiftsrapporter og integrere data med bokføringsprogramvare.
