General Journals vs. General Ledgers: An Overview
Når det gjelder å spore økonomien til en virksomhet, er et dobbeltoppføringssystem som bruker både en hovedbok og en generell journal uten tvil den beste metoden for å spore samlet statistikk og holde driften jevn og lønnsom. Men for å virkelig forstå hvordan bokføringsregistreringssystemet med dobbeltoppføring fungerer, må man først sette pris på de forskjellige funksjonene som er knyttet til de to nøkkelkomponentene: hovedbok og generelle tidsskrifter.
Viktige takeaways
- En generell journal refererer til en bok med opprinnelig oppføring der regnskapsførere og bokførere registrerer forretningstransaksjoner, i henhold til datoen hendelser inntreffer. Hovedboken sporer fem fremtredende regnskapsposter: eiendeler, forpliktelser, eierkapital, inntekter og utgifter. Fremskritt innen teknologi har gjort det slik at de fleste ikke trenger å opprettholde hver regnskap hver for seg.
Generelle tidsskrifter
Enkelt definert refererer en generell journal til en bok med opprinnelig oppføring der regnskapsførere og bokførere registrerer forretningstransaksjoner, i rekkefølge, i henhold til datoen hendelser inntreffer. En generell journal er det første stedet der data blir registrert, og hver side i elementet har delingskolonner for datoer, serienummer, samt debet- eller kredittposter. Noen organisasjoner oppbevarer spesialiserte tidsskrifter, for eksempel kjøpstidsskrifter eller salgstidsskrifter, som bare registrerer bestemte typer transaksjoner.
Til tross for fremskritt innen programvareteknologi, vil det alltid være behov for å registrere ikke-rutinemessige transaksjoner i generelle tidsskrifter, for eksempel salg av eiendeler, tap og gjeld.
Når en transaksjon er registrert i en generell journal, blir beløpene deretter bokført til de aktuelle kontoer, for eksempel kundefordringer, utstyr og kontanttransaksjoner.
Hovedbok
En hovedbok er en bok eller fil som bokførere bruker for å registrere alle relevante kontoer. Hovedboken sporer fem fremtredende regnskapsposter: eiendeler, forpliktelser, eierkapital, inntekter og utgifter. Hver konto er et to-kolonnet T-formet bord. Bokholder plasserer vanligvis kontotittelen øverst på "T" og registrerer debetoppføringer på venstre side og kredittoppføringer til høyre. Hovedboken viser noen ganger ytterligere kolonner for detaljer som transaksjonsbeskrivelse, dato og serienummer. Transaksjoner fra generelle tidsskrifter blir bokført i hovedbokskontoer, deretter blir saldiene beregnet og overført fra hovedboken til en prøvesaldo.
Spesielle hensyn
I dag bruker de fleste organisasjoner programvare for å registrere transaksjoner i hovedbøker og generelle tidsskrifter, noe som dramatisk har strømlinjeformet disse grunnleggende journalføringsaktivitetene. Faktisk opprettholder de fleste regnskapsprogrammer et sentralt depot hvor du kan logge hovedbok og journalposter. Fremskritt innen teknologi gjør det imidlertid enklere og mindre kjedelig å registrere transaksjoner, og du trenger ikke å opprettholde hver regnskap hver for seg. Personen som legger inn data i en modul i firmaets regnskaps- eller bokføringsprogramvare er kanskje ikke engang klar over disse depotene. I mange av disse programvarene trenger personopplysningen bare klikke på en rullegardinmeny for å legge inn en transaksjon i en hovedbok eller journal.
