DEFINISJON av fullmaktsmateriell
Fullmaktsmateriell er dokumenter regulert av Securities & Exchange Commission (SEC) i samsvar med Securities Exchange Act av 1934 § 14 (a). Det krever at børsnoterte selskaper skal gjøre relevant materiale tilgjengelig for aksjonærene på årlig basis, hvorav noen skisserer hvordan selskapet fungerer, stemmeprosedyrer, antall utestående aksjer, lederkompensasjon og styresammensetning, blant annet relevant informasjon. Selskapet sender settet med dokumenter mellom 30 og 40 dager før et årlig aksjonærmøte. Det er ment å forsikre aksjonærene om at driften går jevnt og anmode om stemmer for potensielle selskapsvedtak som valg av nye styremedlemmer.
Å bryte ned proxy-materialer
Fullmaktsmateriell i henhold til SEC-regelverk illustrerer spesifikk selskapsinformasjon slik at investorer har et klart bilde av prosedyrene som skal følges under visse omstendigheter. For eksempel må et selskaps fullmaktsmateriell spesifisere om det er en standard prosess for aksjonærer å kontakte styret, og hvis ikke noe eksisterer, må fullmaktsmaterialet gi spesifikke grunner for fraværet av en slik prosess. Annen informasjon som finnes i fullmaktsmateriellet beskriver ledelse, aksjonærforslag og bakgrunnsinformasjon som kan hjelpe aksjonærene med å utdanne en stemme. Fra og med 2009 krever SEC alle børsnoterte selskaper å legge ut fullmaktsmateriell på nettstedet deres for investor relations.
Siden kaos ville oppstå hvis hver aksjonær stemte på årsmøtet, får de gitt et fullmaktskort eller et valginstruksjonsskjema for å ta en beslutning på forhånd. Fullmaktserklæringen beskriver antall aksjer en investor eier og hvilke som har stemmerett. Hvis investorer eier aksjer i USA, går rekorddatoen - avskjæringsdatoen for aksjonærene å motta utbytte og stemmer - foran det årlige møtet som er satt av selskapet. Å eie aksjer før opptakstidspunktet gir aksjeeierne stemmerett for det kommende møtet. Ikke alle land bruker et rekorddatasystem. I så fall kan aksjonærer avgi stemmer hvis de holder aksjen på eller før møtet finner sted.
Proxy-stemmeinstruksjoner
Pakken med fullmaktsmateriell vil inneholde avsløringsdokumenter for årsrapporten, fullmaktserklæring, og viktigst av alt, et fullmaktskort eller valgordreformular for det kommende årlige aksjonærmøtet. Andelseiere vil kun motta dette hvis de er en registrert eier eller en god eier. En registrert eier eller registerinnehaver er en direkte eier av selskapets aksjer eller indirekte eier gjennom en bank eller meglerforhandler.
På den annen side har fordelaktige eiere utelukkende aksjer gjennom en megler-forhandler eller bank. Flertallet av investorene i USA eier verdipapirer som en god eier. I dette tilfellet bruker de et voteringsinstruksjonsskjema for å instruere megleren om hvordan de skal stemme før selskapsmøtet.
