Debetnotater er en form for bevis på at en virksomhet har opprettet en legitim debetoppføring i løpet av å håndtere en annen virksomhet. Dette kan oppstå når en kjøper returnerer materiale til en leverandør og trenger å validere det refunderte beløpet. I dette tilfellet utsteder kjøperen en debetnotat som gjenspeiler regnskapstransaksjonen.
En virksomhet kan utstede en debetnotat som svar på en mottatt kreditnota. Feil (ofte rentekostnader og gebyrer) i en salgs-, kjøps- eller lånefaktura kan få et firma til å utstede en debetnotat for å rette opp feilen.
Viktige takeaways
- En debetnotat er en skriftlig transaksjon som sier at en virksomhet har iverksatt økonomiske tiltak som et resultat av omgang med en annen virksomhet; notatet tilsvarer en debetnotat i en regnskapslogg. Virksomhetstransaksjoner bruker både debet- og kreditnotaer; alle notater er datert, inkluderer et serienummer, beskrivelse av transaksjonen, detaljer om avkastningen og signaturene til de involverte personene. En underfakturert faktura som en leverandør senere forsøkte å løse, ville være et typisk eksempel på en debetnotat; En butikk som returnerer produkter til leverandøren sin og ønsker å få refusjon ville være et annet eksempel.
Debetnotater i transaksjoner
Debetnoter og kreditnotaer er nesten alltid involvert i B2B-transaksjoner. De tilsvarer debet- og kredittoppføringer i regnskapslogger, som videre fungerer som bevis på en tidligere forretningstransaksjon. De kan også bli referert til som debetnotater.
Debetnoter inkluderer vanligvis den samme generelle informasjonen: datoen for notatet, et serienummer, en kort beskrivelse av den forrige forretningstransaksjonen, detaljer om returnerte varer (inkludert moms og en henvisning til fakturaen) og signaturene til det aktuelle selskapet autoriteter.
Det er sannsynlig at du hører om en debetnotat etter en fakturering som er underfakturert. Anta at en leverandør sendte materialer i verdi av 10.000 dollar til en klient, men bare sendte en faktura for $ 9.500. Etter å ha innsett sin feil, kunne leverandøren sende inn en debetnotat til sin klient for forskjellen på $ 500 for å løse problemet og foreta eventuelle riktige justeringer i regnskapene.
Debetnotater, debetnotater, debetkvitteringer og fakturaer er alle like og er legitime dokumenter som viser økonomiske transaksjoner mellom virksomheter; Imidlertid brukes begrepet "debetkvittering" sjelden, om noen gang, i B2B-transaksjoner.
Debetkvitteringer
Det er en viss tvetydighet mellom begrepene "debetnotat" og "debetkvittering." Noen ganger brukes en debetkvittering om hverandre med en debetnotat - andre ganger er debetkvitteringer kun ment for å beskrive skriftlige poster som beviser at en kunde skylder et selskap penger. Det er sjelden å se begrepet debetkvittering brukt for B2B-transaksjoner.
fakturaer
En debetnotat eller debetkvittering ligner veldig på en faktura. Hovedforskjellen er at fakturaer alltid viser et salg, der debetnoter og debetinntekter reflekterer justeringer eller avkastning på transaksjoner som allerede har funnet sted.
Debetnotater kan også erstattes med tradisjonelle fakturaer når det tilbys en vare eller tjeneste som er utenfor det normale virkeområdet. Dette hjelper deg med å skille transaksjonen for begge regnskapsavdelingene, og hindrer også det utstedende selskapet fra å opprette en ny type faktura.
B2B-transaksjoner er vanligvis basert på en forlengelse av kreditt, der en leverandør sender en sending til et selskap før han får betalt, og deretter fakturerer selskapet for det skyldige beløpet etter levering; debet og kreditt er den regnskapsmetoden som brukes for å holde oversikt over disse transaksjonene.
Materialreturer
Tenk på debetnoter som krav mot forretningsfeil. Når det gjelder returnerte varer fra en kjøper til en leverandør eller leverandør, viser debetnotatet endringen i kjøperbøkene (regnskapslogger) og ber om tilbakebetalt kreditt. Leverandøren / leverandøren sender ofte en kreditnota som bevis på tilbakeføringen.
Vurder for eksempel saken der selskap XYZ returnerer materiale til sin leverandør, selskap ABC. For å bevise beløpet det skal tilbakebetales, utarbeider XYZ en debetnotat. Det opprinnelige kjøpet var for 5 000 dollar, så debet-notatet skulle gjenspeile kostnadene for materialer, pluss lokale momssatser. Skatter og kostnader for varer skal alltid være separate ordrelinjer i notatet.
Ved mottak skal ABC opprette en liten kreditnota som bevis på forståelse, og deretter fortsette med å tilbakebetale (eller tilby kreditt til) XYZ (så lenge debetnotatet inneholdt riktig informasjon).
Mottakelse av renter / kommisjon
Anta at en virksomhet skylder en kreditor eller provisjon til en tredjepart for leverte tjenester. I et slikt tilfelle utstedes debetnota normalt for å svare på en mottatt kreditnota, men en skyldner kan alltid utstede en uoppfordret.
Kommisjonsdebuteringsnota er vanlig mellom morselskaper og datterselskaper. Debitnotater med rentefordringer kan brukes til å justere tidligere betaling eller som en enkel form for journalføring.
